Unser ems System erlaubt Ihnen Ihre Kundenaufträge zu erfassen, die Daten wie Zeiten, verwendetes Material sowie erbrachte Leistungen darauf zu buchen sowie mit Checklisten und Dokumenten zu ergänzen. Wie dies alles funktioniert, erfahren Sie weiter.
Auftrag erfassen
Auftrag aus einem Angebot erstellen
Falls Sie ein Angebot an den Kunden erstellten und der Kunde dieses akzeptiert hat, kann ein Auftrag direkt aus einem Angebot erstellt werden. Dafür klicken im Register Aufträge des Angebots auf den Button +Kundenauftrag.
Das Angebot erhält den Status Auftrag erhalten, wird mit einem grünen Symbol gekennzeichnet und es wird die Generierung des neuen Kundenauftrags gestartet. Aus jedem Angebot können beliebig viele Kunden- und Verkaufsaufträge generiert werden. Beim Generieren werden die Kundendaten vom Angebot kopiert.
Auftrag aus der Auftragsliste erfassen
Hat es kein Angebot vor dem Auftrag gegeben, kann ein neuer Kundenauftrag direkt aus der Auftragsverwaltung erstellt werden. Klicken Sie dafür ein den +Neu-Button.
Auftrag über die Kundendresse erfassen
Um die Eingabe von Kundendaten im Auftrag zu ersparen, erfassen Sie den neuen Kundenauftrag aus der Kundenadresse, über das Drei-Balken-Menü rechts von der Adresse.
Auftrag kopieren
Haben Sie bereits einen bestehenden Auftrag mit diesen Kunden, können Sie diesen kopieren – in der erscheinenden Maske können Sie wählen, welche Kunden- und Auftragsdaten übernommen werden.
Untergeordneten Auftrag erfassen
Es ist möglich, im Rahmen einen Auftrages mehrere untergeordnete Kundenaufträge zu erfassen. Dafür auf den Button Untergeordnetes klicken.
Es erscheint ein Fenster mit Einstellungen für den untergeordneten Auftrag.
Die untergeordneten Kundenaufträge werden unter den Grunddaten des Auftrages angezeigt. Die untergeordneten sind selbständige Aufträge.
Damit sie in der Auftragsliste ersichtlich sind, muss die entsprechende Option in der Suche angewählt werden.
Auftragsdaten erfassen
Grunddaten des Kundenauftrags
Beim Erfassen eines neuen Auftrags erscheinen vorerst die Grunddaten zum Ausfüllen, wobei die Pflichtfelder, ohne welche der Eintrag nicht gespeichert werden kann und eine entsprechende Fehlermeldung eingeblendet wird, hellgrün markiert sind.
Auftrags- und Angebotscode
Die fortlaufende Grundnummer wird vom System automatisch gesetzt; im zweiten Feld kann ein zusätzlicher Auftragscode angegeben werden. Falls der Auftrag aus einem Angebot generiert wird, erscheint hier der vorgängige Angebotscode.
Abteilung
Die Abteilung wird vom System automatisch ausgefüllt, je dachdem welcher Abteilung die Person, die den Auftrag erstellt, gehört.
Auftragsgruppen
Zum Sortieren in den Auswertungen und Filtern von Kundenaufträgen werden die Auftragsgruppen verwendet. Diese können in den Auftragseinstellungen geändert und ergänzt werden.
Adressen
Pro Auftrag können eine Kundenadresse, eine Objektadresse (wo befindet sich der Ort der Erbringung von Leistungen – z.B. Baustellenort) sowie eine Rechnungsadresse (an welche die Rechnungen ausgestellt werden – kann mit der Kundenadresse gleich sein oder abweichen) erfasst werden. Diese Adressen werden standardmässig bei der Kundenwahl gleich gesetzt und können geändert werden.
Die Adressen werden farblich markiert, sofern Sie die Farbenmarkierung für die zugehörige Kundenadresse gesetzt haben.
Hinweise für den Auftrag
Haben Sie beim Erfassen der Kundenadresse im Feld Hinweis (Auftrag) einen Kommentar eingegeben, erscheint dieser unter der zugehörigen Adresse.
Auftragsstatus
Mehr dazu lesen Sie hier: Auftragsstatus und Abrechnung
Kontakt
Kontakt (Name) – falls nicht bekannt / vorhanden, einen Strich setzen
Auftragszeitraum
Geplanter Zeitrahmen für die Auftragsabwicklung
Adressen mit dem Auftrag verlinken
Ist der Auftrag mit weiteren Kontakten verbunden, die bei der Auftragsabwicklung notwendig erscheinen können, nutzen Sie dafür den Abschnitt Verlinkte Adressen zum Kundenauftrag. Somit können Sie mit dem Auftrag mehrere Kontakte verknüpfen: sowohl Kunden- wie auch Lieferantenadressen (z.B. für ein Bauprojekt können beteiligte Architekt-, Verwaltungen- und Bürokontakte sowie Baustellenlieferanten verknüpft werden).
Bemerkung und interner Text
Hat Ihr Kunde den Zugang zu Ihrem ems System (einstellbar über die Kundenadressen / Abschnitt Anmeldungen: Neue Kundenadresse erfassen), kann die Bemerkung für ihn ersichtlich sein, während der interne Text nur für Sie und Ihre Mitarbeitenden, die auf diesen Auftrag zugreifen können, ersichtlich ist.
Verrechnungsanweisung
Die Verrechnungsanweisung ist ein nützliches Instrument, um Kommentare für die Auftragsabrechnung durch die Buchhaltung zu hinterlegen. Diese Anweisung kann sowohl in den Grunddaten sowie auch im Register Abrechnung im Abschnitt Zahlungsplan für den Kundenauftrag eingegeben werden.
Dieser Text erscheint nach Speichern als roter Text unter den Rechnungsdaten in der Rechnung sowie in der Massenbearbeitung nach dem Auftragstext (Mehr über die Massenbearbeitung von Rechnungen lesen Sie im entsprechenden Kapitel der folgenden Anleitung: Rechnungen erfassen).
Nach dem Speichern von Grunddaten werden weitere Register eingeblendet.
