Entschädigungen sind Spesen in Form von Beträgen sowie auch Stückzahlen in entsprechenden Einheiten. So können beispielsweise KM-Entschädigugnen in KM erfasst werden. Alle Entschädigungseingaben haben einen Mindest- und einen Maximalwert.
Entspricht der Mindest- und Maximalwert dem gleichen Wert (beispielsweise min. 16 CHF und max. 16 CHF), ist dies eine Pauschale.
Erfassen von Entschädigungen über die Stempeluhr #
Die Stempeluhr ist eine einfache Möglichkeit, Entschädigungen zu erfassen. Dies ist aktuell vor allem für die Benutzer von ems Mobile, die unterwegs die Zeiten und Entschädigungen erfassen.
Über die Stempeluhr können Entschädigungen nur erfasst, jedoch nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.
Wählen Sie unter Punkt (1) die gewünschte Entschädigungsart aus. Bei Punkt (2) erfassen Sie die gewünschte Menge. Je nach Einstellung kann dies auch automatisch gesetzt werden (falls die Spese in den Einstellungen mit einem fixen Wert gespeichert ist). Beachten Sie auch die entsprechende Einheit (zum Beispiel STK), mit welcher die Daten erfasst werden müssen.
Mit Klick auf “Speichern” werden die Daten unwiderruflich gespeichert. Beachten Sie dabei, dass Sie nicht versehentlich mehrfach die gleichen Daten erfassen. Zur Kontrolle können Sie im Register “Liste” dies überprüfen.
Erfassen von Entschädigungen durch manuelle Eingabe #
Klicken Sie auf das “Plus”, um einen manuellen Eintrag zu erfassen.
Je nach Einstellung haben Sie nur die Möglichkeit zur Erfassung von Daten über die Stempeluhr (bei aktiver Erfassungsart “stempeln”). In diesem Falle ist das rote “Plus” nicht sichtbar.
Wählen Sie nun als Erstes die gewünschte Entschädigungsart unter Punkt (1) aus. Bei Punkt (2) erfassen Sie die gewünschte Menge. Je nach Einstellung kann dies auch automatisch gesetzt werden (falls die Spese in den Einstellungen mit einem fixen Wert gespeichert ist). Beachten Sie auch die entsprechende Einheit (zum Beispiel STK), mit welcher die Daten erfasst werden müssen.
Unter Punkt 3 können Sie optional auch noch einen Beleg oder ein Dokument zum Entschädigungseintrag erfassen.
Entschädigungen können sowohl einen Mindest- und auch einen Maximal-Wert enthalten. Diese Grenzwerte müssen Sie einhalten, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Bearbeiten von Entschädigungen #
Solange die Daten nicht freigegeben wurden, können Sie diese in der Liste auswählen und bearbeiten.
Daten können unter folgenden Umständen nicht mehr bearbeitet werden:
- Sie verfügen nicht über die Berechtigungen über diese Entschädigungsart.
- Die Daten wurden durch Sie (Mitarbeiter) bereits freigegeben.
- Die Daten wurden durch einen Projektleiter (Kontroll-Visum) bereits freigegeben.
- Die Daten wurden durch einen Vorgesetzten (Abschluss-Visum) bereits freigegeben.