Bei Mitarbeitern im Monatslohn werden die Stunden mit Schichtplänen abgeglichen. Die Schichtpläne enthalten die Sollstunden pro Tag für den entsprechenden Mitarbeiter. Falls im Schichtplan ein Feiertagskalender zugewiesen wurde, so werden die als Feiertage hinterlegten Tage automatisch als “arbeitsfrei” gekennzeichnet.
Feiertagskalender #
Es können im System unbegrenzt viele Feiertagskalender angelegt werden. Feiertagskalender können in den Einstellungen gepflegt werden. (Zeiterfassung → Einstellungen oben rechts “Werkzeuge-Symbol”→ Register Schichtpläne → Selektionsauswahl: Globale Sonn- und Feiertage)
Über die Auswahl wählen Sie den nötigen Sonn- und Feiertagskalender. Zum Anlegen eines neuen wählen Sie in der Auswahl “Bitte wählen oder neu erfassen“, tragen die Bezeichnung ein und klicken auf Plus.
Wir empfehlen die Feiertage von der Webseite https://www.feiertagskalender.ch/ zu übernehmen.
Sollte ein Feiertag falsch angelegt sein, ist es nicht zulässig, den Eintrag des Feiertages zu korrigieren (das führt dazu, dass dieser Feiertag vom System an mehreren Tagen angelegt wird). Der fehlerhafte Feiertag soll gelöscht und ein neuer Feiertag muss angelegt werden.
Die Unterscheidung der verschiedenen Typen der Feiertage (gesetzlich anerkannt / den Sonntagen gleichggestellt / gesetzlich nicht anerkannt / Ereignistag) ist für normale Schichtpläne nicht erforderlich. Jedoch können die unterschiedlichen Typen bei Regeln unterschiedlich berücksichtigt werden. So werden je nach Vertrag bei Mitarbeitenden im Verkauf beispielsweise unterschiedliche Zuschläge für gesetzlich anerkannte Feiertage oder den Sonntagen gleichgestellte Feiertage angerechnet.
Zum Speichern von Änderungen in den Kalendern unbedingt anschliessend auf Speichern klicken.
Schichtpläne (Sollstunden) #
Im gleichen Menüpunkt finden Sie auch die Einstellungen zu den Schichtplänen. (Zeiterfassung → Einstellungen oben rechts “Werkzeuge-Symbol”→ Register Schichtpläne → → Selektionsauswahl: Schichtpläne)
Über die Auswahl wählen Sie den nötigen Schichtplan. Zum Anlegen eines neuen wählen Sie in der Auswahl “Bitte wählen oder neu erfassen”, tragen die Bezeichnung ein und klicken auf Plus.
Um einen neuen Schichtplan zu hinterlegen, erfassen Sie zuerst die Stammdaten:
Beschäftigungsgrad = Anstellungsgrad in Prozent
norm. Tages-AZ = Tagesarbeitszeit in Stunden
max. Tages-AZ = Begrenzung, eine Überschreitung führt zu einem Fehler
norm. Wochen-AZ = Grenzwert für die Unterscheidung von Überzeit und Überstunden (benötigt die entsprechende Einstellung im Profil)
max. Wochen-AZ = Begrenzung, eine Überschreitung führt zu einem Fehler
Feiertagskalender = Einer der hinterlegten Feiertagskalender
Klicken Sie danach auf “+ Schichtplan erstellen” und erfassen Sie die Sollzeiten. Die meisten Browser akzeptieren in dieser Maske nur die Punkte als Trennzeichen.
Unser System erlaubt zwei unterschiedliche wiederholende Wochenpläne zu hinterlegen. Hierfür die Checkbox zweite Woche unterschiedlich aktivieren.
In der oberen Zeile wird der Gültigkeitszeitraum für diesen Schichtplan festgelegt.
Anschliessend auf +Schichtplan innerhalb dieses Zeitraum erstellen klicken.
Kontrollieren Sie den erstellten Schichtplan und klicken zum Anschliessen auf Speichern.
Schichtplan verlängern #
Sollte ein hinterlegter Schichtplan auslaufen, können Sie diesen verlängern. Kontrollieren, bis welchem Datum der Schichtplan erstellt war (finden Sie raus, indem Sie auf den letzten rechten Seitenumschalter ganz unten klicken und das unterste Datum ablesen). Danach klicken Sie auf Schichtplan erstellen, geben den gewünschten Zeitraum (nach dem letzten gespeicherten Datum) und die gleichen Wochentageszeiten ein, danach speichern Sie mit dem Klick auf + Schichtplan innerhalb des Zeitraums erstellen.
Beispiel: der existierende Schichtplan 01.01.2020 – 31.12.2025 → eine Erweiterung: AB 01.01.2026 – 31.12.2029
Halbe Feiertage #
Je nach Kanton gibt es einige Feiertage / Ereignistage, die den Mitarbeitenden nur einen halben freien Tag “gewähren”: wie Sechseläuten und Knabenschiessen.
Zum Einpflegen solcher halber Feiertage in den Feiertagskalender geben Sie die Tagesdauer mit 0,5 an. Dabei wird als arbeitsfrei bloss ein halber Tag gekennzeichnet, ohne Angabe ob vor- oder nachmittags.
Spezialfall Teilzeitmitarbeiter #
Um die Stunden bei Teilzeitmitarbeitern zu erfassen, existieren zwei Möglichkeiten.
- Die Stunden können exakt auf die einzelnen Tage verteilt werden
- Die Stunden können auf die ganze Woche verteilt werden
Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile.
Vorfeiertage #
In den meisten Unternehmen wird die Arbeitszeit am Vorfeiertag um eine Stunde gekürzt. Je nachdem wie die Feiertage fallen und welche Feiertage im jeweiligen Kanton anerkannt sind, müssen die Vorfeiertage manuell gekürzt werden. Die Kürzung erfolgt für jeden Schichtplan einzeln.
Hierzu den Schichtplan öffnen, am jeweiligen Tag auf Stift (Datensatz in der Liste bearbeiten) klicken, den Wert in der Spalte “Arbeitsst.” ändern und auf Plus zum Speichern drücken.
Nach den vorgenommenen Änderungen auf Speichern drücken, damit sie nicht verloren gehen.